Einige fragen sich vielleicht, was ich eigentlich momentan in meiner Freizeit tue. Hmm, ich denke nicht, aber ich schreib’s trotzdem 😉

Ihr habt eventuell schonmal vom IMM gehört. IMM steht für “International Mini Meeting” und wie der Name schon sagt, handelt es sich um das jährliche Treffen von Mini’s und deren Fahrer und Fahrerinnen aus aller Welt. Das IMM wurde ursprünglich für den Classic Mini gegründet, seit es den BMW MINI gibt, sind diese natürlich auch herzlich zu jedem IMM eingeladen.

So, nach 1998 als das letzte IMM in der Schweiz war, hat der Berner Mini Club (kurz BMC) das IMM für 2011 wieder in die Schweiz geholt, genauer gesagt auf den Flugplatz in St. Stephan im Berner Oberland. Das IMM OK wurde im Januar 2008 gegründet, als auch die Arbeit um die Bewerbung des IMM anfing. Am IMM 2009 in Birmingham England gewann der BMC dann das Voting für sich und so wurde klar, dass das IMM 2011 in der Schweiz stattfinden wird.

Kurz darauf wurde ich gefragt, ob ich nicht in’s OK kommen möchte um den Bereich Kommunikation zu übernehmen. Ich helfe natürlich gerne und hab ohne gross zu überlegen zugestimmt. Da unter Anderem auch der Webauftritt (BMC und IMM) sowie das Anmeldeverfahren in meinem Bereich lag, habe ich sofort begonnen die beiden Websites zu kreieren und ein Anmeldeformular zu erstellen.

Um den Aufwand möglichst gering zu halten und auch die Unterhaltung der Website einfach blieb, habe ich mich für das CMS Joomla entschieden. Das Anmeldeformular habe ich in PHP geschrieben und damit die Bestätigungen und Tickets als PDF verschickt werden können, wird dazu die pdflib verwendet. Abgespeichert werden die Daten in einer MySQL Datenbank. Das Ganze funktioniert so:

1. Der Mini-Club meldet sich mit seinen Clubangaben an (Clubname, E-Mail, Kontakt etc.), im Hintergrund wird eine Session gestartet die das Ganze zwischenspeichert.

2. Auf der zweiten Seite kann ein Auto erfasst werden. Zu einem Auto gehören Angaben wie Fahrer, Nummernschild, Adresse, E-Mail, Beifahrer, T-Shirt, Anhänger, etc… Der Erfasser kann so viele Autos hinzufügen wie er möchte, macht er einen Fehler kann er ein Auto auch wieder löschen.

3. Fügt er ein Auto hinzu, wird automatisch die Zusammenfasung von Anzahl Autos, Personen und Eintrittspreis aktualisiert, so dass er immer einen Überblick hat.

4. Sind alle Autos erfasst, kann er auf die dritte Seite wo nochmals die Zusammenfassung steht und alles kontrolliert werden kann.

5. Ist alles in Ordnung, kann er die Anmeldung abschliessen. Es wird alles nach einer Prüfung in die Datenbank geschrieben, ein PDF mit den soeben erstellten Angaben erstellt und ein automatisches Bestätigungsmail mit dem PDF im Anhang an den Kontakt des Clubs geschickt. Die Session wird geschlossen/gelöscht.

Im Hintergrund habe ich ein Admin-Interface wo ich alle Anmeldungen inkl. kleiner Statistik sehe. Zum Beispiel ist es wichtig zu sehen, wieviele T-Shirts schlussendlich in welcher Grösse bestellt werden müssen oder wieviele Autos und Personen kommen.

Ich überwache nun die Zahlungen die auf unser IMM-Konto kommen und vergleiche diese mit den Registrationen. Jede Anmeldung hat eine eindeutige ID, welche auf der Zahlung vom Teilnehmer vermerkt wird. Im Admin-Interface kann ich dann die Zahlung vermerken und auch gleich das Eintrittsticket mit einem Klick als PDF versenden. Dies erleichtert mir die Arbeit enorm.

Nebenbei muss noch die allgemeine Arbeit wie Programmhefte, Plakate, Inserate etc. getan werden.

So, das zu meinem Bereich. Dazu kommen noch die Bereiche Verpflegung, Gelände, Infrastruktur, Finanzen, Unterhaltung, Teilemarkt, Sicherheit etc. meiner Kollegen vom OK.

Die Pendenzenliste ist noch lang, es gibt immernoch viel zu tun und wir sind guten Mutes dass das IMM am 10.06.-13.06.2011 ein grosser Erfolg wird. Wenn ihr Lust und Zeit habt, dann kommt doch auf einen Tagesbesuch vorbei!